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Rendiciones automáticas
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La actualización del sistema ha permitido la implementación de rendiciones contables automáticas en Softland, enfocándose en la generación eficiente de comprobantes para diversos gastos operativos. Con el objetivo de mejorar la agilidad y precisión en el registro contable, esta automatización se ha ampliado a áreas específicas, incluyendo Permiso de Circulación, Renovaciones, SOAP, STEV, SPIEV, entre otras.
En algunos casos, la rendición automática partirá de una nómina generada manualmente, mientras que en otros, la rendición se llevará a cabo sin intervención del usuario, optimizando así el proceso contable y asegurando una mayor exactitud en la gestión de los gastos.
Para obtener más detalles sobre las rendiciones automáticas, conocer las operaciones que se rinden a partir de una nómina generada manualmente y cuáles se rinden sin intervención del usuario Ver Manual aquí.
Plantilla Excel para cargar operaciones masiva en el generador de nóminas Descargar aquí.
También puede acceder a videos tutoriales que proporcionan ejemplos prácticos de las distintas modalidades de rendición.
Rendición por cheque
Para las operaciones que se pagan con cheque, se debe seleccionar esta modalidad e ingresar el número del cheque correspondiente. Con la reciente actualización del sistema, ya no se debe utilizar el cheque genérico 99999. Esta modalidad de pago ha sido completamente integrada al sistema, por lo que es importante ingresar el número específico del cheque utilizado para cada transacción.
Uso Especial de Cheque
Existe un caso especial en el que se permite rendir dos tipos específicos de nómina utilizando el mismo cheque: Rendición Permiso de Circulación y Rendición Sello Verde. En esta situación, se pueden generar ambas nóminas y seleccionar el mismo cheque para ambas. El monto del cheque debe ser exactamente igual a la suma total de los gastos registrados en las nóminas combinadas. Esto asegura que el monto del cheque coincida con los gastos reportados, facilitando una gestión financiera precisa y evitando discrepancias en los registros contables. Este procedimiento aplica exclusivamente a estos dos tipos de nómina
Rendición por caja
La rendición por caja se utiliza cuando el ejecutivo tiene una o más tarjetas asociadas a AGP, con montos que se recargan periódicamente. Al seleccionar "Rendición por Caja", se debe agregar la cuenta desde la cual se realizó el pago. Estas cuentas están asociadas tanto a la nómina como a los usuarios. También se habilita una casilla para seleccionar el periodo contable en el que se realizó el movimiento, considerando los horarios bancarios: los movimientos después de las 14:00 HRS se deben registrar con fecha del siguiente día hábil.
Se debe generar una nómina por cada uso de la tarjeta, asegurando que el monto total coincida con el monto usado en la tarjeta. Por ejemplo, si se realizaron 3 pagos con la tarjeta, se deben generar 3 nóminas distintas, cada una por los montos exactos correspondientes.
Fondo por rendir
La rendición de fondos por rendir implica asignar un monto a la cuenta personal del ejecutivo para un gasto específico. Contabilidad registra este monto y a la persona a quien se le asignó. Es importante que el solicitante registrado sea la persona que recibió el dinero, no necesariamente quien genera la nómina.
Transferencia pago directo
Cuando se realiza una transferencia directa al proveedor o un pago con tarjeta de crédito AGP, se utiliza la rendición por transferencia pago directo. Esto se aplica a proveedores como el registro civil o municipalidades, que están vinculados a tipos específicos de gastos. Para el registro civil, se selecciona únicamente la opción correspondiente. En el caso de las municipalidades, hay un listado de las más usadas que no están integradas en el sistema. Si corresponde una de ellas, se debe seleccionar esa opción. Si no aparece, se elige "otras municipalidades". Algunas municipalidades están integradas en el sistema y para estas, la rendición es automática, sin necesidad de generar nóminas.